Cotizaciones en HubSpot con IVA, descuentos y divisas: guía para Chile

Las cotizaciones en HubSpot sirven para empresas B2B en Chile si las configuras para tres realidades locales: el IVA, los descuentos negociados y los precios indexados o en otra moneda. Para crearlas necesitas Revenue Hub de HubSpot (antes Commerce Hub) en Professional o Enterprise y un asiento de Revenue. El IVA del 19% se carga como tipo impositivo en cada línea, los descuentos van por línea y no sobre el total, y la cotización toma la divisa del negocio. La factura electrónica la sigue emitiendo tu ERP.

En resumen

• Una cotización de HubSpot lista para Chile necesita tres piezas: un tipo impositivo con el IVA del 19%, divisas con su tipo de cambio y aprobaciones de descuentos.
• HubSpot aplica los descuentos por línea de pedido, no sobre el total, y cada cotización creada desde un negocio usa la misma divisa que ese negocio.
• Configura primero divisas, productos e impuestos, luego plantilla, caducidad y aprobaciones, y prueba con un negocio real antes de abrir la herramienta al equipo.

Esta guía es para gerentes comerciales de empresas B2B de 50 a 500 personas en Chile y Latinoamérica que hoy cotizan en Word o Excel y quieren que la cotización viva en el CRM. Si primero necesitas entender el producto, revisa qué es Revenue Hub de HubSpot y qué incluye. Aquí vamos directo a la configuración, con los nombres de menús verificados en octubre de 2026.

¿Qué necesitas para cotizar en HubSpot desde Chile?

Necesitas una suscripción de Revenue Hub de HubSpot Professional o Enterprise, un asiento de Revenue para cada persona que cotiza y permisos para crear o editar negocios. Configurar la herramienta exige permisos de Superadministrador.

Ese requisito confunde a equipos comerciales en Santiago que compraron Sales Hub pensando que las cotizaciones venían incluidas. La regla vigente es la siguiente: las cuentas nuevas cotizan con Revenue Hub de HubSpot, mientras que las cuentas que ya tenían Sales Hub conservan las cotizaciones clásicas (legacy). Si estás en ese segundo grupo y te funciona, no estás obligado a migrar. Conviene evaluarlo cuando necesitas aprobaciones con varios aprobadores, contratos o listas de precios.

Necesitas	Para qué	Quién lo configura
Revenue Hub de HubSpot Professional o Enterprise	Crear cotizaciones con el editor nuevo	Quien administra la facturación de HubSpot
Asiento de Revenue	Crear y editar cotizaciones	Superadministrador
Permisos de crear o editar negocios	Agregar la cotización al negocio	Superadministrador
Divisas, productos e impuestos	Que cada línea salga con precio, moneda e IVA correctos	Superadministrador (las divisas también con el permiso de facturación y los productos con permiso de edición de productos)

Antes de comprar asientos, dimensiona cuántas personas cotizan de verdad. Sin un asiento de Revenue nadie puede crear ni editar cotizaciones. La guía sobre qué licencias y asientos de HubSpot necesita una empresa B2B explica cómo combinarlos sin pagar de más.

¿Cómo cotizar en dólares, pesos o Unidad de Fomento en HubSpot?

HubSpot trabaja con una divisa de la empresa y divisas adicionales, cada una con un tipo de cambio que tú defines. La cotización toma la divisa del negocio, así que la moneda se decide al crear el negocio, no al final.

Según la documentación de HubSpot sobre divisas, se agregan en Configuración > Valores predeterminados de la cuenta > Divisas, con el botón "Agregar moneda". Al agregar una, indicas la tasa que la convierte a la divisa de la empresa. Agregar divisas exige una suscripción Starter, Professional o Enterprise, y el número de divisas permitidas cambia según el plan. Desde ese mismo lugar puedes revisar los cambios con "Ver historial de la divisa", en el menú "Acciones".

Para una empresa en Chile lo habitual es usar el peso chileno como divisa de la empresa y sumar el dólar si exportas o compras en el extranjero. Así, los informes suman todo en pesos con la propiedad "Cantidad en la divisa de empresa", y el gerente comercial ve un solo número en el directorio.

¿Qué pasa con el tipo de cambio en negocios abiertos y cerrados?

HubSpot convierte el monto según el estado del negocio. Esto explica muchas diferencias entre el CRM y finanzas:

• Los negocios abiertos usan el tipo de cambio más reciente hasta que se cierran.
• Los negocios cerrados con fecha de cierre usan la tasa vigente en esa fecha, o la más cercana disponible.
• El tipo de cambio de un negocio cerrado no se actualiza solo; un Superadministrador puede corregirlo a mano.
• Las propiedades personalizadas de tipo moneda no aplican tipo de cambio, así que HubSpot recomienda no usarlas en informes.

Puedes activar la actualización automática de tipos de cambio, con frecuencia mensual, trimestral o anual. La provee Open Exchange Rates y puede que no incluya algunas monedas: esas quedan en la sección de divisas que requieren actualización manual.

¿Y si vendes en Unidad de Fomento?

La Unidad de Fomento tiene un valor diario que publica el SII, mientras que la actualización automática de tipos de cambio de HubSpot corre como máximo una vez al mes. Por eso, aunque tu cuenta permitiera usarla como divisa, la tasa del CRM no seguiría el valor diario salvo que alguien la actualice a mano cada día.

Las empresas de servicios, arriendos o proyectos de Chile que contratan en Unidad de Fomento suelen elegir una de estas opciones. Decide cuál antes de configurar, porque cambiarlo después obliga a corregir negocios y reportes:

Opción	Cómo funciona	Cuándo conviene
Cotizar en pesos	Conviertes al valor del día de emisión y lo dejas escrito en las condiciones de la cotización	Cuando el cliente paga en pesos y la cotización vence pronto
Divisa con tasa manual	Si tu cuenta la ofrece, la agregas como divisa y alguien actualiza la tasa con una frecuencia acordada	Cuando necesitas reportar el pipeline en esa unidad y aceptas una diferencia acotada
Convertir al facturar	El CRM guarda el monto de referencia y el ERP calcula el valor del día al emitir la factura	Contratos recurrentes donde finanzas manda sobre el monto final

Ninguna opción es perfecta. Lo que no funciona es mezclar los tres en el mismo portal, porque el forecast termina sumando cifras que no se pueden comparar. Si tus reportes ya no cuadran con contabilidad, la guía sobre por qué los reportes de HubSpot no cuadran ayuda a encontrar la causa.

¿Cómo agregar el IVA a una cotización de HubSpot?

Creas un tipo impositivo del 19% en la biblioteca de impuestos y lo eliges en cada línea de pedido de la cotización. El impuesto automático de HubSpot está disponible para empresas de Estados Unidos y Canadá; para el IVA chileno lo práctico es un tipo impositivo manual.

La tasa general del IVA en Chile es del 19%, según el Servicio de Impuestos Internos. En HubSpot, la biblioteca de impuestos está en la configuración, en la sección de ingresos (Revenue > Tax en la interfaz en inglés), con el botón para crear un tipo impositivo. Crear y editar tipos impositivos exige permisos de Superadministrador.

Dentro de la cotización, cada línea tiene el menú "Tipo impositivo". Ahí eliges el IVA para las líneas afectas y lo dejas vacío para las exentas. Si casi todo lo que vendes está afecto, marca el IVA como tipo impositivo predeterminado y quítalo solo en las líneas exentas. Si vendes servicios y productos en la misma cotización, revisa línea por línea: un error frecuente es aplicar el impuesto a todo por costumbre.

Una cotización de HubSpot no es un documento tributario del SII. La factura electrónica la emite tu ERP, como Defontana, Softland, Bsale o SAP Business One. La cotización ordena la venta; el ERP la convierte en documento legal.

Por eso el flujo sano en Chile es cotización aceptada en HubSpot, emisión del documento en el ERP y estado de pago de vuelta en el CRM. Si usas Defontana, revisa cómo funciona una integración de HubSpot con Defontana con código a tu nombre.

¿Cómo aplicar descuentos sin perder el control del margen?

En HubSpot los descuentos se aplican por línea de pedido, en porcentaje o en monto, y no sobre la cotización completa. Para controlarlos, activas aprobaciones que se disparan cuando un descuento supera el umbral que defines.

En el editor, cada línea tiene la columna "Descuento por unidad". Ahí eliges si el descuento es un porcentaje o un monto en la divisa de la cotización. El módulo de resumen solo decide cómo se muestra el descuento total al comprador; no permite descontar sobre el total. Si tu equipo está acostumbrado a "un 10% sobre todo", tendrá que aplicarlo en cada línea, y eso conviene explicarlo en la capacitación.

¿Cómo funcionan las aprobaciones de cotizaciones?

Las aprobaciones obligan a que una cotización pase por una o más personas antes de enviarse. Se activan en la configuración de objetos, en Cotizaciones, pestaña de aprobaciones, y hacerlo exige permisos de Superadministrador.

Tipo	Edición	Qué permite
Aprobaciones estándar	Professional o Enterprise	Hasta 10 aprobadores y filtros por propiedades, por ejemplo cotizaciones sobre cierto monto de descuento o una línea con descuento alto
Aprobaciones avanzadas	Enterprise	Reglas basadas en workflows, hasta cinco secuencias con hasta diez aprobadores cada una, aprobación secuencial y condiciones por monto, descuento o SKU

Los aprobadores necesitan el permiso para aprobar cotizaciones. Puedes exigir que aprueben todos o que baste con uno. Un detalle práctico: si el aprobador designado crea la cotización y es el único aprobador, la cotización no pide aprobación. Si el gerente comercial también cotiza, suma un segundo aprobador para sus propias cotizaciones.

Al vendedor le toca hacer clic en "Solicitar aprobación". La cotización queda en aprobación pendiente hasta que se resuelve según la regla que definiste. Con eso, la conversación sobre el margen deja de ocurrir por WhatsApp y queda en el registro del negocio.

¿Cómo configurar las cotizaciones paso a paso en una empresa B2B?

Configura en este orden: divisas, productos, impuestos, plantilla, caducidad, firma y aprobaciones. Así cada cotización sale correcta desde el primer día, en Chile o en cualquier país de Latinoamérica donde vendas.

1. Define la divisa de la empresa y las adicionales. En Valores predeterminados de la cuenta > Divisas. Decide también qué camino usarás para la Unidad de Fomento, si aplica.
2. Carga la biblioteca de productos. En CRM > Productos ingresas cada producto con su precio en cada divisa, su frecuencia de facturación (única o recurrente) y su SKU si lo usas. Crear productos exige Superadministrador o permiso de edición de productos.
3. Crea los tipos impositivos. Un IVA del 19% y, si corresponde, una opción para líneas exentas.
4. Diseña la plantilla. Logo, datos de la empresa, condiciones comerciales y forma de pago. Los vendedores la eligen en "Seleccionar una plantilla de cotización".
5. Fija la caducidad por defecto. En la configuración de cotizaciones eliges un periodo entre 1 y 365 días. Si trabajas con valores indexados, usa un plazo corto.
6. Elige el método de aceptación. "Firma electrónica" es el predeterminado; también existen "Imprimir y firmar" y "Aceptar sin firma", útil cuando el cliente responde con una orden de compra. Puedes exigir verificación de identidad a quien firma.
7. Activa las aprobaciones. Con el umbral de descuento que tu gerencia acepte y los aprobadores con nombre.
8. Prueba con un negocio de prueba. Crea la cotización desde la tarjeta "Cotizaciones" del negocio con "+ Agregar", revisa totales, IVA y moneda, y compártela con "Compartir" para ver el PDF y el enlace; ten en cuenta que Compartir finaliza la cotización.

Hay tres errores que conviene evitar. Crear productos sin precio en cada divisa que usas, porque el vendedor termina escribiendo el precio a mano. Dejar el IVA fuera de las líneas y agregarlo a mano en el PDF, porque el total del CRM deja de cuadrar con la factura. Y abrir la herramienta a todo el equipo sin aprobaciones, porque los descuentos se descubren cuando ya están firmados.

Si vendes con listas de precios por canal o muchos productos, como una distribuidora o una fábrica, revisa cómo trabajamos con empresas de manufactura y distribución. Para revisar la salud del portal antes de abrir cotizaciones al equipo, puedes revisarlo con HubSpot Audit de Revenue Hub Latam, una auditoría automatizada de la salud de tu portal de HubSpot.

¿Cómo te ayuda Revenue Hub Latam?

Revenue Hub Latam es partner Platinum de HubSpot en Santiago. Si vas a dejar de cotizar en Word o Excel, la Implementación de HubSpot deja configuradas divisas, productos, impuestos, plantillas y aprobaciones, con alcance y precio cerrados. Si además necesitas que la cotización aceptada llegue al ERP, lo resolvemos con Integraciones con dueño, con el código y las llaves a nombre de tu empresa y con los números clave cuadrados contra el ERP. Para empezar, agenda un Diagnóstico de 30 minutos sin costo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo crear cotizaciones con HubSpot gratis o Starter?

Las cotizaciones nuevas de HubSpot piden Revenue Hub de HubSpot Professional o Enterprise y un asiento de Revenue para quien cotiza. Las cuentas que ya tenían Sales Hub conservan las cotizaciones clásicas (legacy), que incluyen la opción de que un usuario apruebe todas las cotizaciones. Si estás evaluando licencias en Chile, revisa primero cuántas personas cotizan de verdad antes de comprar asientos.

¿HubSpot calcula el IVA chileno de forma automática?

No. El impuesto automático de HubSpot está disponible para empresas de Estados Unidos y Canadá; para el IVA chileno lo práctico es un tipo impositivo manual. En Chile creas un tipo impositivo del 19% en la biblioteca de impuestos y lo eliges en cada línea afecta de la cotización. Las líneas exentas quedan sin tipo impositivo. La factura electrónica sigue saliendo del ERP, porque la cotización de HubSpot no es un documento tributario del SII.

¿Se puede aplicar un descuento sobre el total de la cotización?

No. HubSpot aplica los descuentos por línea de pedido, en porcentaje o en monto, desde la columna "Descuento por unidad". El módulo de resumen solo cambia cómo se muestra el descuento total al comprador. Si tu equipo en Latinoamérica acostumbra ofrecer un porcentaje sobre todo, tendrá que aplicarlo en cada línea y conviene que una regla de aprobación lo revise.

¿En qué moneda sale una cotización creada desde un negocio?

En la misma divisa del negocio asociado. Por eso la moneda se define al crear el negocio y no al final. Si un cliente de Perú o México cambia de dólares a su moneda local durante la negociación, cambia primero la divisa del negocio y luego crea o actualiza la cotización, para que los informes en pesos chilenos conviertan bien el monto.

¿Cada cuánto se actualizan los tipos de cambio en HubSpot?

Los defines a mano o activas la actualización automática con frecuencia mensual, trimestral o anual, provista por Open Exchange Rates. Algunas monedas pueden no estar disponibles y requieren actualización manual. Los negocios abiertos usan la tasa más reciente; los cerrados usan la vigente en su fecha de cierre, así que una tasa desactualizada se nota en los reportes del mes.

¿Quién puede aprobar una cotización con descuento alto?

Los usuarios que eliges como aprobadores y que tienen el permiso para aprobar cotizaciones. Las aprobaciones estándar admiten hasta 10 aprobadores en Professional y Enterprise. Las avanzadas, solo en Enterprise, permiten secuencias por monto, descuento o SKU. Si el único aprobador crea su propia cotización, no se pide aprobación, así que suma un segundo nombre.

¿La cotización aceptada genera la factura en mi ERP?

No por sí sola. En Chile la factura electrónica la emite el ERP, como Defontana, Softland, Bsale o SAP Business One. Para que la cotización aceptada llegue al ERP sin digitar dos veces, necesitas una integración entre HubSpot y tu sistema contable, con alertas si deja de sincronizar y con el estado de pago de vuelta en el CRM.