Porque usan filtros, objetos, fechas o asociaciones distintas, y se resuelve definiendo cada número una sola vez, por escrito. Un panel que cuenta negocios no puede coincidir con uno que cuenta empresas, y un rango por fecha de creación no coincide con uno por fecha de cierre, aunque los dos se llamen "ventas del mes" en una gerencia de Chile o Latinoamérica.
Ninguno está mal: miden cosas distintas. La definición escrita decide cuál es "el" número.
Filtros: un informe incluye registros que cumplen todos los filtros o cualquiera, y un filtro de panel se suma a los del informe cuando comparten fuente de datos; si coinciden, el del panel manda. Objeto: en el generador de informes personalizados la fuente de datos principal define el foco, y una empresa asociada a dos contactos se cuenta dos veces salvo que uses Recuento de valores únicos.
Fechas: un negocio tiene Fecha de creación, Fecha de cierre, Fecha de última modificación y Fecha en que entró a cada etapa, y "ventas del mes" cambia según cuál uses. Asociaciones: con contactos como fuente principal, los negocios sin contacto asociado desaparecen; con negocios como principal, aparecen en una fila sin valor.
En negocios, Monto es el valor del negocio; Monto ponderado es el Monto por la Probabilidad del negocio, que viene de la etapa; y Monto previsto es el Monto por la Probabilidad de previsión, que fija el vendedor. Tres informes de pipeline con estas propiedades dan tres totales correctos.
Las propiedades de etapa también engañan: Fecha en que entró a la etapa y Tiempo acumulado en la etapa se calculan con el movimiento real, mientras que la Fecha de cierre la puede editar un usuario. Si cada informe usa una distinta, nunca van a coincidir.
Con una ficha por número junto al panel: nombre, pregunta que responde, objeto principal, fuentes secundarias, filtros, propiedad de fecha, rango, pipelines, moneda, dueño y fecha de la última cuadratura. Un ejemplo para una gerencia de Chile: "Negocios ganados del mes = negocios en Cierre ganado, pipeline Ventas, fecha de cierre dentro del mes, moneda local, sin negocios de prueba".
A veces los dos informes están bien definidos y siguen sin cuadrar. La causa está en los registros: empresas duplicadas, negocios sin empresa, etapas saltadas, monedas distintas o pipelines mezclados. El centro de calidad de datos, en Gestión de datos > Calidad de datos, muestra duplicados y problemas de formato.
La prueba definitiva es la cuadratura con muestra: exporta los registros del informe, toma diez al azar y verifica cada uno contra el CRM y la fuente externa, por ejemplo la facturación. Si la muestra cuadra, el número es confiable; si no, encontraste el registro que explica la diferencia.
Seis pasos en el generador de informes personalizados de HubSpot.
Revisa la Fuente de datos principal, las fuentes adicionales y la pestaña Filtros: todos o cualquiera, propiedad de fecha y rango.
Pon las dos fichas lado a lado. La diferencia casi siempre está en una de las cuatro: otro objeto principal, un filtro extra, otra fecha o una asociación que duplica o excluye.
Una ficha con objeto, filtros, fecha, rango, pipelines, moneda y dueño. Si dos áreas necesitan números distintos, son dos fichas con dos nombres.
En Informes > Crear informe > Informe personalizado, elige el objeto principal, usa Recuento de valores únicos si hay asociaciones múltiples y guárdalo con el nombre de la ficha.
Exporta los registros, toma diez al azar y verifica cada uno en el CRM y en la fuente externa. Anota la fecha en la ficha.
Los filtros de panel y los filtros rápidos cambian todos los informes con la misma fuente de datos. Documéntalos o quítalos del panel de gerencia.
Sumar un informe de contactos con uno de negocios como si contaran lo mismo.
Comparar "ventas del mes" por fecha de cierre con "ventas del mes" por fecha de creación.
Un filtro de panel que nadie documentó y que cambia todos los informes del tablero.
Empresas duplicadas que reparten los negocios entre dos registros y rompen el recuento.
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Definimos contigo los 3 a 5 números que usa tu gerencia, encontramos por qué no cuadran, los reconstruimos en el generador de informes y dejamos un tablero documentado. La cuadratura sigue cada trimestre en HubSpot Gestionado y cada mes en HubSpot Dedicado.
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Las ponemos por escrito porque son lo que controlamos.
Porque la fuente de datos principal define el recuento. Una empresa asociada a dos contactos aparece dos veces si el informe usa una propiedad del contacto, salvo que uses Recuento de valores únicos.
Monto es el valor del negocio. Monto ponderado es el Monto por la Probabilidad del negocio, que viene de la etapa. Monto previsto es el Monto por la Probabilidad de previsión, que fija el vendedor.
Sí. Un filtro de panel se suma a los de cada informe con la misma fuente de datos, y si coincide con un filtro del informe, el del panel manda. Documéntalos o quítalos del tablero de gerencia.
Hasta cinco en el generador de informes personalizados, contando las que HubSpot agrega automáticamente para conectar objetos. Mientras más fuentes, más cuidado con cómo se cuentan las asociaciones.
El problema está en los registros: duplicados, negocios sin empresa, monedas distintas o pipelines mezclados. Se encuentra con una cuadratura con muestra: diez registros verificados contra el CRM y la fuente externa.
No. Primero se ordena HubSpot: una definición por número y un informe por definición, como hacemos en empresas B2B de Chile y Latinoamérica. Si después necesitas BI, te decimos cuándo conviene.
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