¿Cómo evita HubSpot los duplicados por defecto?
Según la documentación de HubSpot sobre deduplicación, los contactos se deduplican por dirección de email y las empresas por el dominio de la empresa.
Un envío de formulario o una importación con un email existente actualiza ese contacto en vez de crear uno nuevo.
¿Por qué igual aparecen duplicados?
- La misma persona escribe desde un correo personal y otro del trabajo.
- Hay empresas creadas sin dominio, así que HubSpot no tiene con qué emparejarlas.
- El ERP y los formularios crean la misma empresa, una con la razón social y otra con el nombre de fantasía.
- Los ejecutivos crean registros a mano antes de buscarlos.
¿Cómo encontrar duplicados con las herramientas de HubSpot?
La herramienta de gestión de duplicados sugiere pares de contactos y de empresas. Requiere una suscripción Professional o Enterprise.
En contactos compara nombre, apellido, email, teléfono, país por IP, código postal y empresa; en empresas, dominio, nombre, país, teléfono e industria.
¿Cómo decidir qué fusionar?
- Propietario: si cada registro tiene un dueño distinto, acuerden primero quién se queda con la relación.
- Ciclo de vida y negocios abiertos: una fusión puede hacer retroceder a un cliente o juntar dos procesos de compra.
- Asociaciones: confirma que es la misma persona o empresa, y no dos sucursales o filiales.
- Suscripciones y consentimiento: conserva la preferencia de comunicación más restrictiva.
Si tienes dudas, no fusiones. Marca el par para revisarlo con su propietario y documenta la regla que usaste.
¿Cómo evitar duplicados nuevos?
- Dale dominio a todas las empresasIncluidas las que crean las integraciones.
- Elige una fuente de creación por objetoSi tu ERP y tus formularios crean empresas, define cuál manda.
- Importa con un identificador únicoEmail, dominio o ID del registro, para que la importación actualice en vez de crear.
- Busca antes de crearY muestra por qué importa dentro del registro, no en un manual que nadie lee.
¿Qué puede medir HubSpot Audit y qué no hace?
HubSpot Audit mide las condiciones que generan duplicados: empresas sin dominio, contactos sin email, nombres de relleno y cuántas fuentes crean cada objeto.
HubSpot Audit no fusiona registros: la fusión queda en HubSpot y en el criterio de tu equipo. Para el panorama completo, revisa los siete problemas de calidad de datos.