Mapea cada objeto y propiedad de Salesforce a su equivalente en HubSpot antes de mover un dato, migra por etapas (usuarios, empresas, contactos, negocios, tickets y actividades) y valida cada etapa con conteos y muestras contra el origen. HubSpot ofrece la integración con Salesforce y la herramienta Smart Transfer, pero ninguna mueve todo. En Chile y Latinoamérica, lo que suele quedar fuera son los adjuntos, los productos y el origen histórico de los leads.
| Salesforce | HubSpot | Ojo con |
|---|---|---|
| Cuentas | Empresas | Importarlas antes que los negocios |
| Contactos y leads | Contactos | Se cruzan por correo: depura duplicados |
| Oportunidades | Negocios | Cada tipo de registro crea un pipeline |
| Casos | Tickets | Los existentes se importan aparte |
| Tareas y eventos | Actividades | Activar la sincronización no trae el historial |
| Productos y listas de precios | Productos | No viajan con la sincronización |
Las cuentas pasan a empresas; los contactos y los leads, a contactos; las oportunidades, a negocios; los casos, a tickets; y las tareas y eventos, a actividades. Cada tipo de registro de oportunidad crea un pipeline de negocios en HubSpot, así que conviene decidir antes si conservas esa estructura o la rediseñas.
No todo tiene par. Los productos y las listas de precios no viajan con la sincronización de oportunidades; los objetos personalizados de Salesforce necesitan objetos personalizados en HubSpot, que son de Enterprise; y las campañas de ambos sistemas no se corresponden. Decide qué se migra, qué se archiva y qué se rehace.
La integración nativa con Salesforce requiere HubSpot Professional o Enterprise y un usuario administrador de Salesforce con acceso a la API. HubSpot la recomienda para importar registros: trae leads, contactos, cuentas, oportunidades, tareas, casos y eventos, con hasta 500 asignaciones de campos por objeto.
Smart Transfer, disponible para Super Admins en todos los planes, transfiere en un solo sentido hacia HubSpot y permite cargas únicas de lo que la sincronización no cubre, como los adjuntos. La importación de archivos sirve para el resto: hasta 1.048.576 filas por archivo en los planes pagados.
Primero usuarios: el propietario se asigna solo si el usuario de HubSpot coincide en nombre y correo con un usuario activo de Salesforce. Después empresas, porque los negocios necesitan la sincronización de empresas activa y las cuentas ya cargadas. Luego contactos, negocios, tickets y, al final, actividades y adjuntos.
Guarda el ID de Salesforce en cada registro: la integración mantiene propiedades como el ID de lead y de contacto de Salesforce, y para el resto conviene una propiedad única propia. Es lo que permite reconciliar, deduplicar y volver a cargar sin crear duplicados.
Con conteos y muestras por etapa: cuántas cuentas, contactos y oportunidades había en Salesforce, cuántos llegaron a HubSpot y por qué difieren. Revisa diez registros al azar de cada objeto, con sus asociaciones, montos, etapas y propietarios, junto al equipo que los usa.
Busca también lo que se pierde en silencio: actividades que no llegaron porque activar la sincronización no trae el historial, registros de Salesforce con el mismo correo que HubSpot une en un solo contacto y el origen de los leads, porque los contactos migrados aparecen como fuentes offline. En Chile y Latinoamérica, guarda ese origen en una propiedad propia.
Con una prueba completa antes del corte.
Objetos, campos en uso, tipos de registro, automatizaciones y duplicados. Fusiona en Salesforce los registros con el mismo correo antes de migrar.
Cada campo con su propiedad de destino, su tipo y su regla: preferir Salesforce, usar siempre Salesforce, sincronizar en dos direcciones o no sincronizar.
Usuarios de HubSpot con el mismo nombre y correo que en Salesforce, pipelines por tipo de registro o rediseñados, y las monedas que usas.
Empresas, contactos, negocios, tickets y actividades, en ese orden, guardando el ID de Salesforce en cada registro.
Por objeto: totales, diez registros al azar con asociaciones y montos, y la revisión del equipo que los usa.
Una fecha de corte, una última carga de cambios y Salesforce en solo lectura hasta confirmar que no falta nada.
Migrar todo de una vez y descubrir los errores cuando el equipo ya trabaja en HubSpot.
Usuarios con correos distintos en ambos sistemas: negocios que quedan sin propietario.
Olvidar adjuntos, productos y listas de precios, que no viajan con la sincronización.
Perder el origen de los leads y quedarse sin atribución histórica.
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Sí: la integración nativa con Salesforce, que HubSpot recomienda para importar registros y que requiere Professional o Enterprise, y Smart Transfer, que transfiere en un sentido hacia HubSpot. La importación de archivos cubre el resto.
Smart Transfer permite transferirlos como carga única, fuera de la sincronización continua. Revisa el volumen y los tipos de archivo antes de decidir qué migrar y qué archivar.
No viajan con la sincronización de oportunidades. Los productos se pueden importar; las listas de precios necesitan un objeto personalizado, disponible en Enterprise, o un rediseño de precios en HubSpot.
Sí, si el usuario de HubSpot coincide en nombre y correo con un usuario activo de Salesforce. Crea y revisa los usuarios antes de migrar.
Depende del volumen, de los objetos personalizados y de cuánto hay que limpiar. Dentro de una implementación se planifica en los 3 a 4 meses del proyecto, con una prueba completa antes del corte.
Durante la migración, sí, con la integración sincronizando. Para el corte, conviene dejar Salesforce en solo lectura: dos sistemas activos terminan con datos distintos.
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