¿Qué revisa una auditoría de usuarios de HubSpot?
- Actividad: usuarios sin actividad en los últimos 90 días.
- Asientos: licencias pagadas asignadas a usuarios inactivos.
- Accesos: cuántos super admins tiene el portal.
- Responsables: registros cuyo propietario ya no está en la empresa.
¿Qué hacer con los usuarios inactivos?
Primero confirma con su jefatura si la persona sigue en la empresa o cambió de rol. Un usuario inactivo puede ser alguien de vacaciones.
Si ya no lo necesita, reasigna sus registros abiertos y libera el asiento pagado antes de quitarle el acceso.
¿Cuántos super admins debería tener tu portal?
Los mínimos para operar sin depender de una sola persona: normalmente dos. Un super admin puede cambiar todo el portal, incluidos permisos, integraciones y datos.
¿Qué pasa con los registros de personas que ya no están?
Quedan sin nadie que responda: los contactos no reciben seguimiento y los negocios siguen sumando en el pipeline de alguien que no está. HubSpot Audit los lista por responsable, con cuántos contactos y negocios siguen a su nombre.
Reasígnalos por cartera o por zona antes de cerrar el usuario, y revisa si algún workflow los seguía asignando a esa persona.
¿Cómo cruzar usuarios con licencias?
Cada asiento pagado que usa alguien inactivo es costo sin uso. Cruza la lista de usuarios con las licencias antes de la renovación: HubSpot Audit marca los usuarios inactivos en 90 días y los asientos pagados que tienen asignados.
Para dimensionar asientos y hubs antes de cotizar, usa el simulador de licencias. Para entender qué licencia necesita cada rol, revisa licencias de HubSpot para empresas B2B.
¿Qué hace la acción pagada “Desactivar” de HubSpot Audit?
La auditoría solo lee tu portal. Las acciones pagadas sí cambian HubSpot: las que activan, desactivan, archivan, eliminan o quitan usuarios te piden confirmación en una ventana, y asignar un propietario se aplica apenas eliges a la persona. El detalle de cada acción está en acciones pagadas.