--- title: "Auditoría de usuarios de HubSpot: accesos, asientos y responsables en Chile y Latinoamérica" description: "Cómo auditar los usuarios de HubSpot: inactivos con asiento pagado, super admins de más y registros de personas que ya no están, y qué decidir en cada caso." slug: "auditoria-usuarios-hubspot" canonical: "https://www.revenuehublatam.com/herramientas/hubspot-audit/guias/auditoria-usuarios-hubspot" language: "es" published: "2026-10-04" updated: "2026-10-04" author: "Roberto Guerra" author_role: "Fundador y Revenue Architect, Revenue Hub Latam" publisher: "Revenue Hub Latam" publisher_url: "https://www.revenuehublatam.com" --- # Auditoría de usuarios de HubSpot: accesos, asientos y responsables en Chile y Latinoamérica > Una auditoría de usuarios de HubSpot revisa quién tiene acceso al portal, quién lo usa y quién responde por cada registro. Las señales más comunes son usuarios inactivos con asiento pagado, demasiados super admins y registros que quedaron a nombre de personas que ya no están. Esta guía explica qué revisar y qué decidir en cada caso antes de quitar accesos, para administradores y gerencias de HubSpot en Chile y Latinoamérica. ## ¿Qué revisa una auditoría de usuarios de HubSpot? - **Actividad:** usuarios sin actividad en los últimos 90 días. - **Asientos:** licencias pagadas asignadas a usuarios inactivos. - **Accesos:** cuántos super admins tiene el portal. - **Responsables:** registros cuyo propietario ya no está en la empresa. ## ¿Qué hacer con los usuarios inactivos? Primero confirma con su jefatura si la persona sigue en la empresa o cambió de rol. Un usuario inactivo puede ser alguien de vacaciones. Si ya no lo necesita, reasigna sus registros abiertos y libera el asiento pagado antes de quitarle el acceso. ## ¿Cuántos super admins debería tener tu portal? Los mínimos para operar sin depender de una sola persona: normalmente dos. Un super admin puede cambiar todo el portal, incluidos permisos, integraciones y datos. > **Da el acceso que el rol necesita** > Un gerente comercial casi nunca necesita ser super admin; un conjunto de permisos bien armado le alcanza. ## ¿Qué pasa con los registros de personas que ya no están? Quedan sin nadie que responda: los contactos no reciben seguimiento y los negocios siguen sumando en el pipeline de alguien que no está. HubSpot Audit los lista por responsable, con cuántos contactos y negocios siguen a su nombre. ![Tabla de responsables que ya no están en el portal, con los contactos y negocios que siguen a su nombre.](https://www.revenuehublatam.com/images/hubspot-audit/audit-usuarios-huerfanos.webp) *Registros de responsables que ya no están, en HubSpot Audit, con datos de ejemplo.* Reasígnalos por cartera o por zona antes de cerrar el usuario, y revisa si algún workflow los seguía asignando a esa persona. ## ¿Cómo cruzar usuarios con licencias? Cada asiento pagado que usa alguien inactivo es costo sin uso. Cruza la lista de usuarios con las licencias antes de la renovación: HubSpot Audit marca los usuarios inactivos en 90 días y los asientos pagados que tienen asignados. ![Hallazgos de usuarios inactivos en 90 días, super admins y asientos pagados asignados a usuarios inactivos.](https://www.revenuehublatam.com/images/hubspot-audit/audit-usuarios-asientos.webp) *Usuarios inactivos y asientos pagados en HubSpot Audit, con datos de ejemplo.* Para dimensionar asientos y hubs antes de cotizar, usa el [simulador de licencias](https://www.revenuehublatam.com/licencias-hubspot). Para entender qué licencia necesita cada rol, revisa [licencias de HubSpot para empresas B2B](https://www.revenuehublatam.com/recursos/licencias-hubspot-empresa-b2b). ## ¿Qué hace la acción pagada “Desactivar” de HubSpot Audit? > **“Desactivar” quita al usuario del portal** > No es una pausa: el usuario sale de tu portal de HubSpot y la acción no se puede deshacer desde HubSpot Audit. Pide confirmación antes de ejecutarse. La auditoría solo lee tu portal. Las acciones pagadas sí cambian HubSpot: las que activan, desactivan, archivan, eliminan o quitan usuarios te piden confirmación en una ventana, y asignar un propietario se aplica apenas eliges a la persona. El detalle de cada acción está en [acciones pagadas](https://www.revenuehublatam.com/herramientas/hubspot-audit/ayuda/acciones-pagadas). ## Preguntas frecuentes ### ¿Qué es un usuario inactivo en HubSpot? Para esta auditoría, uno sin actividad en el portal en los últimos 90 días. Antes de actuar, confirma con su jefatura: puede estar de vacaciones o haber cambiado de rol. ### ¿Puedo quitar un usuario sin perder sus registros? Sí, si primero reasignas sus contactos, empresas y negocios a otra persona. Si no lo haces, los registros quedan sin responsable. ### ¿Cuántos super admins recomienda Revenue Hub Latam? Los mínimos para operar sin depender de una persona, normalmente dos. El resto del equipo trabaja mejor con conjuntos de permisos según su rol. ### ¿HubSpot Audit me dice cuánto gasto en asientos sin uso? Muestra cuántos asientos pagados tienen usuarios inactivos. El costo depende de tu contrato con HubSpot, así que el cálculo final lo haces con tus precios. ### ¿El botón “Desactivar” de HubSpot Audit pausa al usuario? No. Quita al usuario del portal de HubSpot. La acción pide confirmación y no se puede deshacer desde HubSpot Audit, así que reasigna antes sus registros. ### ¿Esta revisión sirve antes de renovar HubSpot en Chile o Latinoamérica? Sí. Es un buen momento para revisarla, porque los asientos sin uso se pagan de nuevo en cada renovación. Si quieres ayuda con la negociación, revisa el servicio de [licencias de HubSpot](https://www.revenuehublatam.com/servicios/licencias-hubspot).