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title: "Cómo limpiar 100.000 contactos en HubSpot en 2026: guía B2B para Chile"
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published: "2026-11-04T20:14:21.635+00:00"
updated: "2026-11-04T20:14:21.635+00:00"
author: "Roberto Guerra"
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# Cómo limpiar 100.000 contactos en HubSpot en 2026: guía B2B para Chile

![Montón de tarjetas en blanco, un cepillo y bandejas con pilas ordenadas sobre un escritorio, limpieza de contactos en HubSpot](https://kiwaauwhjypkikegymro.supabase.co/storage/v1/object/public/blog-images/covers/limpiar-contactos-hubspot/limpiar-contactos-hubspot-cover-20261104.webp)

> Proceso para depurar duplicados e inactivos en HubSpot: qué conservar, pasar a no marketing, fusionar o eliminar, y en qué orden para no pagar de más.

Limpiar contactos en HubSpot es un proyecto de cuatro decisiones, no un clic: qué contactos se fusionan, cuáles siguen recibiendo marketing, cuáles se eliminan y cuáles pasan a no marketing. En una base de 100.000 contactos de una empresa B2B de Chile o Latinoamérica, el orden pesa más que la herramienta. Primero respaldas y clasificas, después cambias el estado antes de la fecha de actualización, fusionas con revisión y eliminas por lotes. Pasar a no marketing baja el conteo en la próxima fecha de actualización; el tramo que pagas, solo en la renovación.

> **En resumen**
> 
> -   Limpiar 100.000 contactos en HubSpot es clasificar cada registro en fusionar, conservar como marketing, eliminar o pasar a no marketing, y ejecutar esas decisiones en orden.
> -   El paso a no marketing rige desde la próxima fecha de actualización; el tramo solo baja en la renovación, pidiéndolo al menos cinco días hábiles antes.
> -   Exporta propiedades y asociaciones antes de empezar, elimina por lotes que puedas restaurar en 90 días y fija reglas para que formularios e importaciones no vuelvan a inflar la base.

Esta guía es para gerentes comerciales, de marketing y de operaciones de empresas en Chile y Latinoamérica que llevan años usando HubSpot y sienten que la base creció sola: importaciones del ERP, ferias, formularios y una integración que nadie recuerda. Si buscas el detalle de cómo se cobran los contactos de marketing, revisa primero la guía sobre [cómo no pagar de más por contactos de marketing](/recursos/contactos-marketing-hubspot). Aplica a cuentas con Marketing Hub Starter, Professional o Enterprise que incluyen contactos de marketing; algunas cuentas heredadas no los tienen. Los menús y requisitos se verificaron en la base de conocimiento de HubSpot en noviembre de 2026.

## ¿Por qué una base de 100.000 contactos sin limpiar te cuesta más de lo que ves?

Porque pagas, envías y reportas sobre contactos que ya no existen para tu negocio. El costo no aparece en una sola línea de la factura: se reparte entre la licencia, la entregabilidad y el tiempo del equipo.

-   **En la factura.** Solo los contactos de marketing cuentan para tu tramo. Según la [documentación de facturación de HubSpot](https://knowledge.hubspot.com/account/understand-marketing-contacts-billing), si superas el tramo, la cuenta sube al siguiente y se cobra hasta la renovación.
-   **En los envíos.** Por defecto, HubSpot no envía correos de marketing a contactos sin interacción, salvo que desactives esa opción en un correo. Si esos contactos siguen marcados como de marketing, pagas por personas que no reciben tus envíos.
-   **En ventas.** Los duplicados parten el historial en dos fichas. Un vendedor llama sin saber que su colega ya cotizó, y el informe por contacto deja de cuadrar.
-   **En el riesgo.** Cada dato personal que guardas sin finalidad es un dato más que proteger. Si tu empresa se prepara para la Ley 21.719 en Chile, una base más pequeña también es más fácil de gobernar.

## ¿Qué tienes que hacer antes de tocar un solo contacto?

Medir, respaldar, cerrar la llave y nombrar a quién decide. Una limpieza sin respaldo ni dueño es la que termina en un negocio perdido o en una lista que nadie puede reconstruir.

1.  **Mira tu número y tus fechas.** Haz clic en el nombre de tu cuenta, entra a Cuenta y facturación y abre Contactos de marketing. Ahí ves el total, la fecha de actualización y el máximo configurado. En suscripciones mensuales, la fecha de actualización coincide con el día de renovación de cada mes; en las anuales, es el primer día de cada mes. Anota también la fecha de renovación del contrato.
2.  **Respalda las propiedades y asociaciones.** En CRM, Contactos, abre la vista de todos los contactos y haz clic en Exportar. En Personalizar elige "Todas las propiedades y asociaciones en los registros" y usa CSV: el formato XLS corta en 256 columnas y parte en varios archivos cualquier exportación de más de 65.535 filas. El enlace de descarga llega por correo y caduca a los 30 días, así que guarda el archivo en una carpeta de tu empresa. Esta exportación no guarda el historial de actividades, como llamadas, notas y correos: ese historial solo vuelve si restauras el contacto dentro de 90 días.
3.  **Cierra la llave mientras limpias.** En la misma página, en el campo de número máximo de contactos de marketing, haz clic en Establecer máximo y fíjalo igual o por debajo del límite de tu tramo. Al alcanzarlo, las importaciones y funciones automáticas como workflows, formularios y chatflows dejan los contactos nuevos como no de marketing. Solo puede fijarlo un superadministrador o alguien con permiso para modificar la facturación.
4.  **Nombra a los dueños.** Marketing decide el estado de marketing, ventas revisa los contactos con negocios abiertos y servicio los que tienen tickets. Regla simple: nada con un negocio o ticket abierto se elimina sin el visto bueno de su propietario.

Revisa también qué incluye tu plan. La herramienta de duplicados pide una suscripción Professional o Enterprise, los workflows también, y la gestión masiva de duplicados requiere Data Hub Professional o Enterprise. Si dudas entre comprar o no un hub para esta limpieza, la guía sobre [qué es Data Hub de HubSpot y cuándo conviene](/blog/que-es-data-hub-hubspot) te ayuda a decidir.

## ¿Cómo clasificar cada contacto: fusionar, conservar, eliminar o no marketing?

Con cuatro reglas que se aplican en orden: cada contacto queda en la primera que cumple. Así ningún registro cae en dos decisiones y ninguno queda sin decisión.

Orden

Decisión

Quién entra

Qué pasa con el historial

1

Fusionar

Pares que sugiere Gestionar duplicados y que confirma el propietario. El registro combinado vuelve a clasificarse con las reglas 2 a 4

Las actividades y asociaciones de ambos quedan en un solo registro; la fusión no se revierte

2

Conservar como marketing

Contactos sin rebote duro, sin baja de todo el correo y con Envíos desde la última interacción menor que 11, más los creados en los últimos 90 días según Fecha de creación

Intacto

3

Eliminar

Registros de prueba, spam de formularios y contactos con Número de negocios asociados igual a cero, sin tickets y con Última fecha de actividad vacía o anterior a tu umbral

Se puede restaurar durante 90 días; después se pierde

4

Pasar a no marketing

Todo lo demás: rebotados, dados de baja de todo, contactos sin interacción con negocios o tickets, contactos operativos del ERP y usuarios internos

Intacto: siguen en el CRM y reciben correos individuales de ventas y correos transaccionales

El corte de 11 envíos no es arbitrario. Según la [guía de HubSpot sobre contactos sin interacción](https://knowledge.hubspot.com/marketing-email/what-is-graymail-and-how-can-i-avoid-sending-my-email-to-unengaged-contacts), un contacto está en esa condición si nunca interactuó con tus correos de marketing y no abrió ni hizo clic en los últimos 11, o si interactuó antes y no lo hizo en los últimos 16. Ese dato vive en la propiedad Envíos desde la última interacción, así que no necesitas calcularlo a mano. Los contactos con ese campo vacío nunca recibieron marketing: si no son recientes, pasan a las reglas 3 o 4.

Ten presente qué mide cada fecha. Última fecha de actividad cuenta notas, llamadas, correos de ventas, reuniones y tareas, pero no los correos de marketing. Por eso la regla 2 va antes que la 3: un suscriptor que abre tus boletines nunca debería llegar al segmento de eliminación.

El umbral de antigüedad para eliminar lo decides tú según tu ciclo de venta. En una venta B2B que toma seis meses, un contacto sin actividad en un año puede seguir siendo parte de un comité de compra. Ante la duda, pásalo a no marketing en vez de eliminarlo: no cuenta en tu tramo y conserva su historial.

Los duplicados merecen su propio criterio. Al fusionar, HubSpot conserva la etapa del ciclo de vida más avanzada, así que una fusión mal hecha puede juntar a dos personas distintas en una ficha o dejar como cliente a quien no lo es. La [documentación de HubSpot sobre duplicados](https://knowledge.hubspot.com/es/records/manage-duplicate-records) advierte además que una fusión no se revierte. La guía de [cómo encontrar contactos duplicados y decidir qué fusionar](/herramientas/hubspot-audit/guias/contactos-duplicados-hubspot) detalla qué revisar en cada par.

## ¿En qué orden se ejecuta la limpieza de contactos en HubSpot?

Primero el estado de marketing, porque es lo único que depende de una fecha; después las fusiones, el formato y al final la eliminación. Si el cambio de estado no alcanza la fecha de actualización previa a tu renovación, llegas a negociar con un conteo inflado; y si eliminas antes de fusionar, puedes borrar registros que una fusión habría resuelto.

Paso

Dónde en HubSpot

¿Se puede revertir?

Cuándo tiene efecto

1\. Pasar a no de marketing

Cuenta y facturación, Contactos de marketing, Limpiar contactos, y luego Programar cambios. También desde Contactos con Más, Configurar como contactos no de marketing

Sí, puedes volver a marcarlos como de marketing

En la próxima fecha de actualización

2\. Fusionar duplicados

Más, Gestión de datos, Calidad de los Datos, pestaña Gestionar duplicados

No: los registros combinados no se pueden revertir

Al combinar

3\. Corregir formato

Calidad de los Datos, pestaña Problemas de formato

No está documentado: revisa cada sugerencia antes de aceptarla

Al aceptar

4\. Eliminar por lotes

CRM, Segmentos: seleccionas los registros, Más, Eliminar, y escribes la cantidad para confirmar

Sí, durante 90 días

Al eliminar; libera cupo para otros contactos de marketing, pero no baja el tramo

5\. Pedir la baja de tramo

Con tu gerente de contrato de HubSpot en Professional o Enterprise, o con un ticket de soporte en Starter

No aplica

Solo en la renovación, pidiéndolo al menos cinco días hábiles antes

Cuatro detalles que separan una limpieza ordenada de una que se complica:

-   **Programa el cambio antes de la fecha de actualización.** Si tu suscripción es anual, esa fecha es el primer día de cada mes. Un cambio programado el día 2 no rige hasta el primer día del mes siguiente.
-   **Revisa el estado después de fusionar.** Al combinar dos registros, HubSpot conserva el estado más comercializable: si uno era de marketing, el combinado queda de marketing. Vuelve a aplicar tu segmento de no marketing antes de la fecha de actualización.
-   **Elimina en lotes de 10.000 o menos.** La herramienta de restauración muestra y restaura hasta 10.000 registros a la vez. Si un lote estaba mal definido, lo restauras de una vez, siempre que tengas los permisos que pide la herramienta y ningún contacto activo use el mismo correo.
-   **Usa la gestión masiva de duplicados con criterio.** Con Data Hub Professional o Enterprise puedes combinar varios pares a la vez y elegir qué registro manda, por ejemplo el de interacción más reciente. Sin Data Hub, la herramienta muestra hasta 10.000 pares y se revisan uno por uno.

La eliminación permanente es otra cosa: en la interfaz se hace registro por registro, desde la ficha del contacto, y no se puede restaurar. Resérvala para las solicitudes de las propias personas, no para la limpieza. Y si eliminas con un workflow, que en contactos requiere Professional o Enterprise, HubSpot recomienda apagarlo o eliminarlo antes de restaurar, para no entrar en un ciclo de eliminación.

## ¿Cómo evitar que la base vuelva a crecer sin control?

Con reglas en las puertas de entrada, no con otra limpieza el próximo año. La base de una empresa B2B en Chile se ensucia por los mismos tres caminos: formularios, importaciones e integraciones.

-   **Mantén el máximo igual o bajo tu tramo.** Es tu seguro contra una importación o un workflow que llenen de contactos de marketing la base sin que nadie lo note.
-   **Revisa formularios, chats e importaciones.** Los formularios de HubSpot crean contactos de marketing por defecto, y eso se cambia en cada formulario. Las integraciones, la API y los chats crean contactos no de marketing por defecto; las importaciones de un objeto también, salvo que marques los contactos como de marketing, y las de varios objetos o archivos siempre.
-   **Automatiza la regla mensual.** Con Professional o Enterprise, un workflow de contactos con la acción "Definir el estado del contacto de marketing" y el valor "Configurar como no de marketing" saca cada mes a rebotados, dados de baja y contactos sin interacción.
-   **Importa con un identificador único.** El correo o el ID del registro hacen que la importación actualice en vez de crear un duplicado.
-   **Decide quién puede crear datos.** Limitar quién importa y quién crea propiedades es parte del mismo problema. Lo desarrolla el artículo sobre [gobierno de datos en HubSpot](/blog/gobierno-de-datos-hubspot).

Agenda una revisión una semana antes de cada fecha de actualización y una limpieza profunda antes de cada renovación. Antes de renovar, el Simulador de licencias de Revenue Hub Latam te sirve para [dimensionar los hubs, asientos y contactos de HubSpot que de verdad usas](/licencias-hubspot), y negociar con un número real y no con el de hace tres años.

## ¿Cómo te ayuda Revenue Hub Latam?

Si no sabes por dónde empezar, el [Diagnóstico de HubSpot](/servicios/diagnostico-hubspot) entrega en 10 horas el inventario, los riesgos y el backlog de tu portal. Si la base creció por años de importaciones, integraciones y formularios, el [Rescate de HubSpot](/servicios/rescate-hubspot) ordena estados de marketing, duplicados y reglas de entrada, con las reglas documentadas y el código y llaves a tu nombre por la garantía Es tuyo. Si tu foco es llegar a la renovación con el tramo correcto, en [Licencias HubSpot](/servicios/licencias-hubspot) revisamos el uso real antes de renovar. Y para que la base no se vuelva a ensuciar, la [operación mensual de HubSpot](/servicios/operaciones-hubspot) trabaja con plazos por escrito por la garantía Responde, para empresas de Chile y Latinoamérica.

## Preguntas frecuentes

### ¿Cuánto ahorro al pasar contactos a no marketing en HubSpot?

Depende de tu tramo y de tu contrato. Los contactos no de marketing no se cobran, pero el conteo baja en la próxima fecha de actualización y el precio del tramo solo cambia en la renovación. El ahorro inmediato es evitar una subida automática de tramo; el ahorro de fondo llega cuando pides bajar de tramo antes de renovar.

### ¿Puedo bajar mi tramo de contactos de marketing a mitad de contrato?

No. HubSpot solo permite bajar de tramo en la renovación. Tienes que pedirlo al menos cinco días hábiles antes: en Professional o Enterprise, con tu gerente de contrato de HubSpot; en Starter, con un ticket de soporte por correo. Por eso la limpieza profunda conviene hacerla uno o dos meses antes de renovar, no después.

### ¿Eliminar contactos baja mi factura de HubSpot?

No por sí solo. Eliminar un contacto de marketing libera cupo para otros contactos de marketing, pero no baja el tramo que pagas. Además, pasados 90 días el registro y su historial ya no se pueden recuperar. Para ahorrar, pasar a no marketing es más seguro; eliminar sirve para sacar lo que no tiene ninguna finalidad para tu negocio.

### ¿Se puede deshacer una fusión de contactos en HubSpot?

No. HubSpot indica que los registros fusionados no se pueden revertir, y el registro combinado conserva la etapa del ciclo de vida más avanzada y el estado más comercializable. Antes de combinar, revisa propietario, negocios y tickets de ambos registros. Lo que sí se recupera son los pares que rechazaste: puedes restaurarlos dentro de 14 días, si los registros no cambiaron en ese plazo.

### ¿Cómo recupero contactos que eliminé por error?

Desde la herramienta de restauración de registros, durante 90 días después de eliminarlos. Muestra y restaura hasta 10.000 registros a la vez y pide permisos de administración de la cuenta. Un contacto no se restaura si otro contacto activo tiene el mismo correo principal o secundario; primero debes cambiar o quitar ese correo. Los contactos con eliminación permanente no se pueden restaurar.

### ¿Necesito Data Hub para limpiar duplicados en HubSpot?

No para empezar. La herramienta de duplicados funciona con cualquier suscripción Professional o Enterprise y muestra hasta 10.000 pares para revisar uno por uno. Para combinar en bloque y ver más pares necesitas Data Hub Professional, con hasta 30.000 pares, o Enterprise, con hasta 100.000.

### ¿Qué considera HubSpot un contacto sin interacción?

Un contacto que nunca interactuó con tus correos de marketing y no abrió ni hizo clic en los últimos 11, o uno que interactuó antes pero no lo hizo en los últimos 16. La propiedad Envíos desde la última interacción lo mide. Por defecto HubSpot no les envía correos de marketing, así que mantenerlos como contactos de marketing suele sumar costo sin que reciban tus envíos.

### ¿Cada cuánto conviene limpiar la base de contactos?

Una revisión liviana cada mes, una semana antes de la fecha de actualización, y una limpieza profunda antes de cada renovación. Si dejas un workflow que pasa a no marketing a rebotados, dados de baja y contactos sin interacción, la revisión mensual se reduce a confirmar que la regla sigue funcionando y que ninguna integración nueva está inflando la base.